PENGERTIAN SURAT, FUNGSI SURAT, CIRI-CIRI SURAT & PEMBAGIAN SURAT

Hai guys....., ketemu lagi nih sama aku... kali ini, kita akan membahas mengenai surat. apa saja itu?? mari kita bahas berikut ini  Chek this out !!!

    Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

    Fungsi Surat:

1.    Surat sebagai penyampai pesan.

2.    Surat sebagai wakil.

3.    Surat sebagai bukti tertulis.

4.    Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.

5.    Alat untuk mengingat.

6.    Dokumen historis dari suatu kegiatan.

7.    Keterangan keamanan.

    Ciri-ciri Surat:

1.    Surat adalah pesan tertulis.

2.    Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.

3.    Surat memiliki bagian-bagian yang standar.

4.    Surat memiliki bentuk yang standar.

5.    Surat memiliki satu pesan inti.

6.    Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.

Jenis Surat :

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

1.Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2.Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3.Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4.Penggunaan ragam bahasa resmi
5.Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6.Ada aturan format bakuBagian-bagian surat resmi:
· Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
· Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
· Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
· Hal, berupa garis besar isi surat
· Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
· Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
· Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
· Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
· Penutup surat
Penutup surat, berisi:
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
· Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:
· Kepala surat
· Tempat dan tanggal pembuatan surat
· Nomor surat
· Lampiran
· Hal atau perihal
· Alamat tujuan
· Salam pembuka
· Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup
· Salam penutup
· Tanda tangan dan nama terang

 Pembagian Surat:

1. Penggolongan surat menurut isinya

a. Surat dinas pemerintahan
Surat yang dibuat oleh badan pemerintah yang isinya berkaitan dengan pesan kedinasan. Contohnya Surat Keputusan, nota dinas, surat perintah dll.

b. Surat bisnis
Surat yang dibuat oleh organisasi yang mencari keuntungan dengan kegiatan transaksi bisnis. Contoh surat pesanan, surat tagihan, surat lamaran kerja, surat gugatan, dsb.

c. Surat sosial
Surat sosial adalah surat yang lahir dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya TIDAK BERKAITAN LANGSUNG dengan urusan bisnis. Surat sosial berfungsi membangun citra nama baik antar sesama partner. Contohnya Surat ucapan terima kasih, surat ucapan duka cita, surat undangan, surat dsb.

d. Surat legal
Surat legal adalah surat-surat yang memiliki kekuatan hukum. Surat ini bisa berkaitan dengan kegiatan bisnis, dinas, maupun pribadi. Contohnya s. perjanjian, s. kuasa, s. wasiat, s. tugas, dan berita acara.

e. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada orang lain yang isinya berupa pesan pribadi dan bukan untuk kepentingan organisasi atau urusan resmi

2. Penggolongan surat menurut tujuan
secara garis besar surat dibagi menjadi 2 jenis tujuan yaitu s. informatif dan s. persuasif.

3. Penggolongan surat menurut wujudnya
Dalam wujudnya kita mengenal s. bersampul, kartu pos, warkat, telegram, e-mail, dsb.

4. Penggolongan surat menurut besarnya audien (orang yang dituju)
a. Satu orang
Contohnya S. Panggilan Kerja, S. Tagihan, S. Peringatan
b. Sekelompok orang
Contohnya S. Edaran, memo
c. Banyak orang
Contohnya S. Pengumuman, S. Semberitahuan,

5. Penggolongan surat menurut urgensi penyelesaian
Menurut urgensinya, surat bisa dibagi menjadi
a. Sangat penting (harus segera ditindaklanjuti)
b. Penting (perlu ditindaklanjuti)
c. Biasa

6. Penggolongan surat menurut kerahasiannya
Menurut kerahasiannya, surat bisa digolongkan menjadi
a. sangat rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui adanya surat)
b. Rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui isi suratt)
c. Konfidensial (hanya kalangan tertentu yang boleh melihat isi surat
d. Surat biasa

Semoga artikel di atas bisa bermanfaat bagi sobat  semua. Dan jika sobat menemukan

kesalahan baik dari segi penulisan maupun penjelasan, mohon kritik dan saran yang

membangun untuk kemajuan pendidikan Indonesia. Terima kasih