KOMUNIKASI

PENGGOLONGAN SURAT

1. Menurut wujud surat

Menurut wujudnya, surat dapat dibedakan atas enam macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa atau bersampul adalah surat yang di tulis di atas kertas yang basiasanya dimasukkan ke dalam sampul kemudian dikirimkan.
2. Memo dan nota adalah surat yang dipakai secara intern dalam suatu organisasi. Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
3. Kartu pos adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10 X 15 cm atau 15 X 20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
4. Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungna sampul dan kertas surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu orang yang tercantum pada alamat surat.
5. Telegram adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan.
6. Surat tanda bukti adalah surat berbetuk formulir yang dipakai sebagai tanda  bukti keabsahan aktivitas antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima kartu kartu identitas, dan sebagainya.

2.   Menurut sifat isi
Menurut sifatnya, surat dibagi ke dalam dua golngan, yaitu sebagai berikut :
1. Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi dapat digolongkan menjadi dua macam, yaitu :
a)    Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan misalnya surat untuk orang tua, keluarga, sahabat dan sebagainya.
b)      Surat pribadi yang bersifat setengah resmi yaitu surat yang dikirim oleh seseorang kepada pejabat suatu organisasi misalnya surat lamaran pekerjaan, surat pernyataan, dan surat izin tidak masuk sekolah atau bekerja.
2. Surat dinas adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya, surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan. Surat dinas digolongkan menjadi dua macam, yaitu sebagai berikut :
a)      Surat dinas pemerintah yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan asdministrasi yang berhubungan dengan masalah pemerintahan, contoh : memo dan nota dinas, surat pengantar, surat keutusan, surat perintah, surat instruksi, surat kuasa, surat edaran, surat perjalanan dinas, dan sebagainya.
b)      Surat dinas swasta yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi swasta yang berhubungan dengan masalah perusahaan, biasanya disebut juga surat niaga. Contoh : surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman baragng surat penundaan pembayaran, surat keberatan.
3.   Menurut keamanan isi
Dilihat dari segi keamanan isinya, surat digolongkan tiga macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
2. Surat rahasia yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Biasanya pada sampul surat ditandai dengan RHS atau R. Cara pengirimannya menggunakan dua sampul, sampul pertama ditulis RHS atau R kemudian dilak, kemudian dimasukkan ke dalam sampul kedua yaitu sampul surat biasa, tidak diberi tulisan RHS atau R dan tidak dilak.
3. Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan. Surat tersebut tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan, sebab menyangkut keamanan negara. Pada sampul surat ditandai dengan SRHS atau SR. Cara pengirimannya menggunakan tiga sampul. Sampul pertama ditulisi SRHS atau SR kemudian dilak. Sampul yang pertama dimasukkan ke dalam sampul kedua yang ditulisi SRHS atau SR dan dilak. Selanjutnya dimasukkan ke sampul terakhir atau ketiganya menggunakan sampul biasa tidak ditulisi SRHS atau SR.

4. Menurut proses penyelsaiannya
mengirim surat menghendaki agar surat yang dikiriminya segera memperoleh  tanggapan sesuai kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat di golongkan menjadi tiga macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
2. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengna segera lebih cepat dair surat biasa.
3. Surat sangat segera adalah surat uang isinya memerlukan tanggapa penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pad akesempatan pertama atua prioritas utama.

5.    Menurut kegiatan
Dari segi kegiatannya, surat dapat dibedakna atas dua macam, yaitu :

1. Surat intern adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri.
2. Surat ekstern adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau isntansi.

6.   Menurut sasaran yang  dituju
Berdasarkan sasaran yang dituju, surat di bedakan atas dua macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang ditujukan kepada seseoran gatau organisasi tertentu.
2. Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada oran gatua organisasi yang jumlahnya tidak terbatas.

7.    Menurut dinas pos
Menurut dinas pos, surat dapat digolongkan menjadi lima macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang dalam pengirimannnya tidak perlu dikirim secepatnya, karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan paling dahulu.
2. Surat kilat adalah surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu, surat ini harus mendapat balasan yang diproses paling dahulu penyelesaiannya.
3. Surat kilat khusus adalah surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat prioritas utama dalam engirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda bukti.
4. Surat tercatat adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.
5. Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannyam seperti sertigikat, akte, surat perjanjian, dan lain-lain.

perlengkapan dan teknik lipatan surat

A. PENGGUNAAN KERTAS

1. Macam-macam Kertas untuk surat

• Kertas HVS (Houtvrij Schrijfpapier) untuk mengetik surat asli.
• Kertas tipis atau doorslag untuk tembusan
• Onionskin paper, kertas ini tipis namun kuat. Digunakan untuk surat-surat yang dikirim ke luar negeri.
• Kertas Stensil digunakan untuk surat-surat yang berjumlah banyak.

2. Warna kertas

 untuk menulis surat, biasanya digunakan kertas berwarna putih. kertas berwarna lain boleh digunakan untuk tembusan agar kelihatan "berbeda". dewasa ini, banyak yang menggunakan kertas aneka warna tapi jenis kertasnya tentu berbeda dengan kertas yang digunakan untuk tembusan.

3. ukuran kertas

• folio berukuran 204 x 330 mm
• kuarto berukuran 204 x 254 mm
• sikmo berukuran 204 x 165 mm
• oktavo berukuran 204 x 127 mm
• memo berukuran 204 x 127 mm

ukuran kertas internasional

• A4 berukuran 210 mm x 297 mm
• A5 berukuran 148 mm x 210 mm
• A6 berukuran 105 mm x 148 mm
• A7 berukuran 74 mm x 105 mm

B. tinta

untuk menulis surat, biasanya digunakan tinta berwarna hitam atau biru. tinta yang berwarna lain, seperti merah, hijau, dan lain-lain, tidak biasa digunakan untuk menulis surat.

C. SAMPUL SURAT

 

 

Berikut ini adalah aneka macam model sampul surat yang ada :

1.      Sampul surat model commercial

2.      Sampul surat model air mail

3.      Sampul surat model bifold

4.      Sampul surat model button and string

5.      Sampul surat model card

6.      Sampul surat model catalogue

7.      Sampul surat model church

8.      Sampul surat model coin

9.      Sampul surat model doublefold

10.  Sampul surat model drug

11.  Sampul surat model eyelet and clasp

12.  Sampul surat model invoice tag

13.  Sampul surat model official

14.  Sampul surat model open end

15.  Sampul surat model pence

16.  Sampul surat model postage saver

17.  Sampul surat model receipt and wage

18.  Sampul surat model visiting card

19.  Sampul surat model window

20.  Sampul surat model work docket

21.  Sampul surat model x – ray

 

D. LIPATAN SURAT

 

Lipatan Baku (Standard Fold)
Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan.
Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2
Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold)
Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku, perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja.
Cara melipat jenis Setengah Baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.
Lipatan Akordion (Accordion Fold)
Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.
Cara melipat jenis Akordion : Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah..
Lipatan Semi Akordion (Semi Accordion Fold)
Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.
Cara melipat jenis Semi Akordion : Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.
Lipatan Tunggal (Single Fold)
Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagian yang sama panjang kemudian dilipat.
Cara melipat jenis Tunggal : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat.
Lipatan Ganda (Parallel Double Fold)
Lipatan kertas surat jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal.
Cara melipat jenis Ganda : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2).
Lipatan Perancis (French Fold)
Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang banyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsawan Eropa tersebut.
Cara melipat jenis Perancis : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2
Lipatan Baron (Baronial Fold)
Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini melebihi sampul atau amplop ukuran pendek.
Cara melipat jenis Baron : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1), kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3). Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan.

Contoh Bentuk-Bentuk Surat

Secara singkat bentuk-bentuk surat tersebut adalah sebagai berikut:

Pola Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Pola Bentuk Lurus (Block Style)

Pola Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Pola Bentuk Lekuk (Idented Style )

Pola Bentuk Resmi (Official Style)

Pola Bentuk Paragraf Bergantung (Hanging Paragraph)

Pola Bentuk Resmi Gaya Baru

CONTOH CONTOH SURAT

1. SURAT LAMARAN KERJA MODEL GABUNGAN

Semarang, 14 Maret 2013

Yth. Manajer personalia PT Indo milk

Jalan Ponegoro No. 24

semarang

Hal : Lamran sebagai tenaga administrasi

Dengan hormat,

            Setelah membaca iklan perusahaan Bapak yang dimuat dalam  suara merdeka tanggal 10 Maret 2013, dengan ini saya mengajukan lamaran pekerjaan sebagai tenaga administrasi.

            Sebagai bahan pertimbangan Bapak, dibawah ini saya cantumkan kualifikasi dan riwayat hidup saya sebagai berikut.

I.                   Data pribadi

Nama                                 : Rosalia Henriana

Kelahiran                           : Ribang kadeng, 2 febuari 1992

Status                                : belum menikah

Alamat                              : jln. Stonen selatan III / I bendan ngisor

II.                Pendidikan

Tahun 1999 tamat SD Trans HTI,Kalimantan barat

Tahun 2008 tamat SMP Karya Budi putussibau, Kalimantan Barat

Tahun 2011 tamtan SMA Karya Budi Putussibau, Kalimantan barat

Tahun 2011 melanjutkan pendidikan akademi sekretari marsudirini

III.             Pengalaman bekerja

Belum ada

IV.             Keterangan Lain

1.      Kegemaran : berenang, volley, berpetualangan.

Untuk melengkapi lamaran ini, saya lampirkan fotocopy ijazah.

Atas pertimbanga bapak, saya ucapkan terima kasih.

                                                                                                                                                               Hormat saya,    

             

Rosalia henriana

Lampiran :

1.      Fotocopy ijazah SMA

2.      Fotocopy surat keterangan kesehatan

Fotocopy berkelakuan baik

2. SURAT LAMARAN MODEL TERPISAH

Hal : Lamaran pekerjaan                                                                           Bogor, 25 Maret 2007

Yth. Manager Personalia

PT Suba Indah

Jalan Raya Bogor Km. 32

Cimanggis, Bogor

Dengan Hormat,

            Sehubungan dengan iklan Bapak/Ibu yang dimuat di harian pagi Kompas,18 Maret 2007 dengan ini saya:

            Nama                          :   Lidya Amelia

            Tempat, tgl. lahir        :   Wamena, 25 Juli 1984

            Alamat                       :   Jalan Kemuning No. 18, Bogor 16952

mengajukan lamaran pekerjaan sebagai sekretaris di PT SUBA INDAH. Saya baru menamatkan pendidikan sehingga saya belum memiliki pengalaman bekerja. Namun demikian, saya yakin akan mampu melaksanakan tugas yang diberikan kepada saya dengan bekal ilmu pengetahuan yang saya miliki.

            Untuk melengkapi surat lamaran ini, bersama ini saya lampirkan:

1.         fotokopi ijazah UI;

2.         fotokopi sertifikat kursus komputer;

3.         fotokopi sertifikat bahasa Inggris;

4.         surat keterangan sehat;

5.         pasfoto ukuran 4 x 6 (dua lembar).

Atas pertimbangan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih

3.SURAT IZIN TIDAK MASUK SEKOLAH

 

Lampung, 26 Agustus 20..
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Guru Wali Kelas IX-B
SMP N 1 Sukoharjo - Pringsewu

Dengan hormat,

Dengan ini saya orang tua/wali murid dari :

Nama : Agustin's Agung Kurniawan

Siswa : Kelas IX-B SMP N 1 Sukoharjo

Alamat : Jl. Patimura No 182 Sukoharjo II

memberitahukan bahwa anak saya tersebut diatas tidak dapat mengikuti pelajaran seperti biasa pada hari ini, Senin 26 Agustus 20.. dikarenakan sakit influenza. Oleh karena itu, sudilah kiranya Bapak/Ibu Guru Wali Kelas IX-B memberikan izin.

Demikian surat izin saya buat, atas pemberian izin dan keijaksanaan Bapak/Ibu Guru Wali Kelas saya ucapkan banyak terima kasih.

Hormat saya,
Orang tua/Wali murid 

Avelin

4. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN BERDASARKAN IKLAN 

  PT. TRANSMEDIA

Jl. Kapt P Tendean No. 12-14 A

Jakarta

 13 Januari 2015

NO.001/516/PT.K/CD.02/2015

                                                         

Kepada

PT. BLITZ

Jl.Gatot Subroto No.27

Bandung

Hal : permintaan penawaran

Dengan hormat,

Berdasarkan iklan yang Saudara buat pada majalah mangle terbaru 2015, mengenai berbagai macam alat tulis yang perusahaan Saudara produksi.

Maka dari itu perusahaan kami tertarik dan ingin mengetahui lebih rinci mengenai barang yang perusahaan Saudara produksi.

Atas perhatian Saudara,kami ucapkan terimaksih.

Hormat kami,

 

Annisa Rahmandini

Direktur

AR/SS

5. PENAWARAN ATAS INISIATIF SENDIRI 

PT YES AMAROLA TECH

Jalan PuloGadung 11 Jakarta Pusat

------------------------------------------------------------------------------

No            : 111/YAT/X/2015                    20 Oktober 2015

Lampiran  : satu

Hal           : Penawaran harga TV LCD Toshiba

Toko Elektronik Emas Jaya

Jalan Raya Sukarno 11

Purwakarta

Dengan hormat,

Sejak bulan Agustus 2015, kami telah berhasil merakit televisi LCD dengan teknologi terbaru dari merk Toshiba. Dnegan demikian,, kita tidak perlu mengimpor telebisi LCD tersebut, karena kami sanggu untuk melayani semua permintaan televisi LCD di seluruh Indonesia. Semua pesawat televisi yang kami rakit, komponen – komponennya tetap berasal dari Jepang.

Mutu produksi kami pun tidak kalah dengan televisi LCD merk Toshiba yang didatangkan langsung dari Jepang, karena tenaga – tenaga ahli kami mendapat didikan langsung dari pabrik Toshiba di Jepang.

Harganya jauh lebih rendah dibandingkan dengan televisi LCD merk Toshiba impor, karena kami bermaksud agar dapat dibeli oleh masyarakat luas yang telah menggemari kualitas tinggi dari sebuah televisi LCD dengan tekonologi paling baru.

Bersama ini, kami kirimkan daftar harga yang memuat keterangan – keterangan lengkap serta aturan – aturan pesanan.

Kami menugunggu pesanan Saudara. Terima kasih.

 

Hormat kami,

PT YES AMAROLA TECH

Ttd

Amarta Rahadi

Direktur

6. SURAT PESANAN BARANG

PT. MAJU MUNDUR
Tanjung selamat, Darussalam
Jl. Sriwijaya V Blok A2-90, Banda Aceh
Telp : 021-6685755-33356, E-Mail : majumundur.com
Fax : 0867674-674766
No. : 021/AJ/GS/XI/2013
06 November 2013
Yth, Direktur PT. Pertiwi Raya
Jl. Perintis Kemerdekaan No. 6
Jakarta Timur
Hal  : Pesanan Barang Elektronik
Dengan Hormat,
Terimakasih atas surat Saudara No. 69/PR/I/13 Perihal penawaran barang elektronik. Sehubungan dengan itu kami ingin memesan barang berupa :

• 2 set Computer Advance digital + speaker Genius       @Rp. 2.500.000,-
• 1 unit TV plat Samsuka 29                                          @Rp. 9.500.000,-
• 2 buah Camera Digital Canoca                                                @Rp. 1.600.000,-

Adapun pembayarannnya kami  minta secara kredit. Kami akan membayar uang muka sebesar
Rp. 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah). Sisanya kami angsur sepuluh kali dalam jangka waktu lima bulan.
Apabila saudara menyetujuinya kami harap segera memberi kabar. Pesanan agar dikirim melalui TIKI JNE paling lambat akhir bulan ini.
Mengingat cara pembayaran kami secara kredit dan hubungan dagang ini baru pertama kali lakukan dengan Saudara, berikut kami ajukan referensi dagang dan referensi bank kami :

1. Drs. Zein Achmad, Direktur Program LP3I, Gedung Sentra Keramat Jl. Kramat Raya No. 7/9 Senen Jakarta 10450
2. BRI, Cabang Senen, Jl. Kramat Senen No. 34 Jakarta Pusat.

Kami menunggu kabar dari saudara segera.
Hormat Kami,


Herza Septian
Purchasing Manager
7. SURAT PEMBERITAHUAN PENGIRIMAN BARANG

PT. ELEKTRONIK MAJU

Jalan Buntu No. 202

Jakarta

======================================================================

                                                                                                 10 Februari 2015

Nomor       : 205/EM/IV/2015

Lampiran  : 2 (dua) lembar

Hal            : Pemberitahuan Pengiriman Barang

Kepada

CV INGIN MAJU

Jalan Ketapang No. 10a

Banda Aceh

Dengan hormat,

Surat Saudara tertanggal 28 Desember 2014 dengan Nomor: 255/IM/IV/2014 perihal pesanan barang elektronik sudah kami terima dengan baik.

Dengan ini kami beritahukan bahwa barang pesanan telah kami kirim dengan paket kilat ELTEHA. Barang pesanan dikemas menggunakan pengepakan khusus dan kertas rumput agar tidak mengalami kerusakan ditengah perjalanan.

Bersama ini pula kami lampirkan packing list beserta faktur seharga Rp 255.000.000,00 (dua ratus lima puluh lima juta empat rupiah) atas pembelian:

1. 22 Unit Kulkas

2. 20 Unit Mesin Cuci

3. 30 Unit TV

4. 10 Unit Kipas Angin

5. 5 Unit Ac

Bersama barang pesanan kami kirimkan pula hadiah langsung berupa 1 Unit TV Led Panasonic 20" karena Saudara memesan sebelum tanggal 01 Januari 2015, sesuai dengan penawaran dari kami. Setelah barang diterima hendaknya pembayaran segera dilunasi.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

PT. ELEKTRONIK MAJU

IKHSAN

Manajer Penjualan